仕事をしていて、複数の作業を同時並行すると簡単なミスなどをして仕事の質が下がってしまうなんてことはありませんか？
そんな時は、
- 任せられる作業はさっさと振る
- 優先度が低い作業は書き留めて後回しにする
- すぐ終わるものを先にやる
ことによって、同時並行する作業を出来るだけ減らすようにします。
ToBuToRiも複数の作業を同時並行してやらなければならないことが多いのですが、チームで仕事をするようにして、他の人に作業をお願い出来るようにしています。
そして優先度が低い作業はToDoリストに書き留めて、簡単な作業からさっさとやるようにしています。
では、詳しく見ていきましょう。
見せかけの同時並行
仕事をしていると、複数の作業を同時並行で進めることを求められたりします。
それはマルチタスクなんて言われ、忙しい人ほどその傾向があります。
一方で、人の脳が処理できるタスクは二つが限界であると言った報告がされています。
そうなのです。
実は人間は同時に複数の作業をやっているのではなく、高速にやることを切り替えて行なっているだけなのです。
なので、コンピュータのように本当に複数のタスクを同時並行で処理していることは無いのです。
また、この切り替えは脳にストレスを与え、ミスを誘発したりすることになるのです。
なので、作業を同時並行しなければならない状態になったら、まず、どうやったらその状態を回避出来るかを考えるのです。
作業を順々にこなすには
作業を同時並行しなければならない状況を回避するには、まず、根本的に持っている作業を減らすことです。
そのために、持っている作業は他の人に振れる状況を作り出すようにします。
ToBuToRiは基本的にチームで仕事をするようにして、作業が増える時にはお互いに助け合えるように準備しています。
例えば、作業が生まれそうな打ち合わせには、一人で出ないようにしたり、人によっては普段の作業に余裕を持つようにしています。
そうやって、根本的な作業量を減らしたあとは、作業に優先度をつけ後回しに出来る作業を探します。
優先度が低いものは、後でやるものリスト（ToDoリスト）に書き留めて、一旦その存在を忘れます。
そして、定期的にそのリストを確認して、期日が迫ったときや手が空いた時にやるようにします。
ToBuToRiはチームでMicrosoft Teamsを使っていて、その中のTasksと言うアプリケーションを使って、みんなで共有しながら管理しています。
そして最後は、持っている作業のうち、簡単に終わるものをさっさと片付けて、その作業を忘れられるようにします。
こうやって、作業を同時並行でやらなくて良い状態を作り出すようにするのです。
まとめ
仕事をしていて、複数の作業を同時並行すると簡単なミスなどをして仕事の質が下がってしまうような時には、そもそも同時並行する作業を少なくするようにしてください。
そもそも人間は複数のことを同時に出来る脳になっていないため、同時に複数のことをやらうとすると、高速で頭を切り替える必要があり、それがミス等を誘います。
同時並行の作業を少なくするには、
- 任せられる作業はさっさと振る
- 優先度が低い作業は書き留めて後回しにする
- すぐ終わるものを先にやる
と良いです。
これから忙しくなり、作業を同時並行でやらなければいけなくなりそうになったら、このような形で同時にやる作業を減らすようにしてみてください。
では、また。
