コロナ禍になりWeb会議が増えて、ディスカッションもWeb会議でやらざるを得ない時もあると思います。
そんな時に、Web会議だとディスカッションがやりにくかったり、盛り上がらなかったりする経験はありませんか？
それは、Web会議が多人数の双方向コミュニケーションに向いていないことに気づかずに、いつも通りのディスカッションをしているからかもしれません。
ToBuToRiが参加するWeb会議でも話しにくいなとか、盛り上がらないなと言った経験をすることがよくあります。
それを解決するのはファシリテーションの力です。
ToBuToRiは自分が主催するWeb会議では、リアルでやる会議のファシリテーション方法と変えてやるようにしています。
どのようなファシリテーションをするのかみていきましょう。
積極的に話を振る
Web会議でディスカッションをファシリテーションするときのカギの一つは、みんなに積極的に話してもらうようにすることです。
リアルでやる会議でも発言が少ない参加者などに話を振ることはあるかもしれませんが、Web会議では発言の過多に限らず参加者全員から発言をもらうように話をふりましょう。
それはなぜかと言うと。
Web会議はリアルな会議に比べて話をしにくいからです。
株式会社Lightblue Technologyの調査でも、様々な話をしにくい要因が挙がっていました。
- 相手の反応が分かりにくい
- 発言がしにくい
- 聞き返しにくい
なぜWeb会議だと話がしにくくなってしまうのでしょうか？
それはWeb会議だと非言語情報が欠落するからです。
非言語情報とは、人が話をする際の表情や話ぶり、ジェスチャーなど言葉による情報以外の情報のことで、これがコミュニケーションを取る上では重要になってくるのです。
あなたも相手の仕草や顔色から話に飽きているなとか、声色から楽しんでいるなとか、色々な情報を得て話の内容を変えたりしているかと思います。
それにより、スムーズな会話が成り立っているのです。
さらには二者間の対話では65%が非言語情報によるやりとりであると言った話もあるようです。
Web会議だと、大体写っているのは顔だけでそれ以外の部分から得る情報はなくなります。
さらに複数人と話している場合はその顔も小さく表情などの情報も得にくくなります。
その他にも、音から入ってくる情報や空気感なども全て感じることができなくなってしまいます。
そう。
Web会議だと非言語情報が欠落するのです。
そして、そこから得ていた情報も欠落するのです。
それによって、リアルな場では出来ていた、話し出して良いかなとか、この話は出来るかなとか、様々な判断が出来なくなるのです。
Web会議は一人から始まる
Web会議でディスカッションをファシリテーションするときのもう一つのカギは、話を的確に振って答えていってもらうことです。
Web会議は1対1、1対多と言った一人から始まるコミュニケーション手段です。
基本的には全ての音声がスピーカーから出てくる関係上、複数人が同時にとか、話を被せながら話すことができません。
あなたもWeb会議をしている相手の後ろから他の人の話が入ってきて相手の言っていることが分からなくなった経験はありませんか。
そう。
リアルな会議は一人から始まる必要性はなく多対多の会話を行うことが出来ますが、Web会議ではそれが出来ないのです。
そうすると、リアルな会議では参加者に自由に発言させて盛り上がっていたディスカッションも、Web会議では盛り上がらなくなります。
それを解決する方法が、ファシリテーターが話を振っていくというやり方なのです。
実際のファシリテーション
ToBuToRiがWeb会議でディスカッションをファシリテートする際には上記に加えて、下記を準備しています。
- アジェンダ
- ディスカッション内容を可視化するためのツール
こう言った準備をした上で、アジェンダに沿って話を進め、参加者を指名しながら意見を引き出し、それをツール上で文字起こしし、さらに次の意見や対抗の意見を参加者から引き出していきます。
そして最終的な意見をまとめたりする役目は参加者に委ねず、自分で行うようにしています。
このようにディスカッションをファシリテーションする事で、Web会議でも色々な意見を集め議論をすることが出来ています。
まとめ
Web会議でディスカッションをするとやりにくかったり、うまく盛り上がらなかったりする人は、Web会議がリアルの会議と違うということを認識してください。
それを理解した上で、参加者全員に積極的に意見を引き出すファシリテートをしてみてください。
そうすれば、Web会議とリアルな会議の差を埋めてディスカッションをうまくすることが出来るはずです。
ToBuToRiは、さらにアジェンダやツールを準備することで、会議をスムーズに進行しています。
皆さんもしっかり準備をして、有益なWeb会議を開催してみては如何でしょうか。
では、また。
