ToBuToRiは普段チームで仕事をしているのですが、コロナ禍になってからも変わりません。基本チームメンバーは自宅からテレワークです。
テレワークになると生産性が落ちるとか言う話もありますが、今のところそう言った問題もなく仕事を続けることが出来ています。
今回はテレワーク下でのチーム活動のポイントをご紹介します。
テレワークでチーム活動をするポイント
コロナ禍になりToBuToRiの会社でも半ば強制的にテレワークが始まりました。それまで行っていたチーム活動も半ば強制的にテレワークへと移行したのです。
会社としてのファシリティが揃っていることは前提になりますが、その中でチーム活動を運営するためのポイントは下記です。
- いつでも気軽に話せる場を作る
- 毎日必ず話をする
- 作業状況は小まめに確認する
オンライン会議サービスで作る擬似オフィス
まず、いつでも気軽に話せる場を作ると言うことで、
普段ToBuToRiはオンライン会議サービスZoomのチャネル（会議をする部屋のようなモノ）を常時立ち上げて擬似オフィスを作っています。
チャネルにはメンバーが登録されていて、パスワードなくIDさえ分かれば入れるようになっており、メンバーは個人作業をしている時も常にそのチャネルに入るようにしています。
ちょっとした聞きたいことがある時に声をかけたり、ちょっとした雑談をしたりといったことが可能になります。まさに、実際のオフィスにいるように。
チャットツールも使っているのですが、気がつかなかったりもするのでやはり声をすぐにかけられる環境は良いです。
当然、話に関係ないメンバーもいるので、そう言った場合はブレイクアウトルームと言う小部屋に入って会話をします。実際の会議室に入るように。
リモートワークでよく使うメールやチャットは非同期なコミュニケーションで、文字を打ち込んだり、着信を気にしたりとちょっとしたことを話すにはコストが高いです。
そんな中に気軽なコミュニケーションを持ち込むことでチーム活動が円滑になります。
毎日欠かさない朝会
二つ目に、毎日必ず話をすると言うことで、
ToBuToRiのチームでは毎日朝会をオンライン会議で行っています。
前述の常時立ち上げのチャネルで行うのですが、そこでは各メンバーが下記のことを話します。
- 昨日やったこと
- 今日やること
- 困っていること
テレワークをしていると、会議などがないメンバーは自分の作業をやるだけだと、誰かと会話を全くしない日も出てきてしまいます。
こう言った環境を作ることで、メールやチャットだけになりがちなリモートワークでのコミュニケーションにリアルなコミュニケーションを持ち込むことが出来て、リモートワークでの孤独感などを取り除くことが出来ます。
また、最近はメンバーの発案でGood&Newなどコミュニケーションの機会を増やす試みもしています。
1日の終わりには作業の確認
最後に、作業状況は小まめに確認すると言うことで、
作業を指示する側の目線にはなりますが、リモートワークでは、実際に作業をしている様が見えず、ちゃんと仕事をしてるのかとか、問題なく作業が出来ているが気になります。
一方で、作業者は気軽に相談できなかったり、声をかけてもらえないことで、問題を抱えがちになります。
そう言った中で、ToBuToRiのチームでは1日の終わりに今日やった作業をみんなに報告する時間を作っています。（当然常時立ち上げのチャネルで。）
みんなで作業状況をシェアする事で、作業の遅れを把握するだけでなく、すぐにフォローの体制を組むことも出来ます。
朝会に加えて、コミュニケーションコストは高まるのですが、日々の小さな問題を潰す事で大きな問題にならないようにする効果もあり、リモートワークをする上では、必要なコストであると考えています。
まとめ
テレワークが始まってから2年以上の時間が経ちました。
ToBuToRiのチームではオンライン会議サービスを使ってチーム活動を円滑に行っています。
と言っても、初めから全てが整っていた訳ではなく、日々改善していった結果です。さらにこの改善はこれからも続いていきます。
皆さんも今回の情報を参考により良いテレワークライフを送っていただければと思います。
では、また。
