Web会議でスムーズに合意確認するコツ

Web会議で参加者の合意を取る時に誰もが反応してくれず、リアルな会議の乗りで沈黙で異論なしと判断してしまうことはありませんか？

そんな時には、沈黙を合意とせずに参加者にしっかりと確認することをおすすめします。

ToBuToRiも沈黙になっているWeb会議に何度も出席していたのですが、とあるWeb会議で参加者各人に合意を確認しているファシリテーターさんがおり、会議が締まっているのをみました。

しっかりとした確認をするとなぜ良いのかみていきましょう。

Web会議では相手の顔色が見えない

会議で参加者からの合意を取る時、リアルな会議では例え無言であったとしても、頷いている顔が見えたり、明るい顔をしていたりと、異論がないことが見て取れたと思います。

しかし、Web会議になるとカメラをオンにしていない人がいたり、画面が小さくて表情が読み取れなかったりすると思います。

参加者がWeb会議の特性をわかってくれていて、大きなジェスチャーをしてくれれば良いですが、そんな人ばかりではありません。

そんなWeb会議でリアルな会議と同じように異論が出なかったから合意としてしまうのは少し軽率です。

Web会議だと、裏で他の作業をやっていても見えないので、参加者がちゃんと話を聞いているかわからない時もあります。

なので、しっかり参加者に合意かどうかを確認した方が良いのです。

ToBuToRiが出会ったスマートなWeb会議では、合意を取る時にファシリテーターさんがしっかりと参加者一人一人に合意を確認していました。

ちゃんと確認することで齟齬がなくなるとともに、無言な時間が流れて、会議の雰囲気が悪くなるということもなく、とてもスマートなファシリテーションでした。

「○○さん、問題ありませんか？」といった形で一人一人確認していくので、時間はかかってしまいますが、各参加者の声も聞くことが出来、非言語的な情報も増えるので、とても有益な手段だと考えています。

Web会議で参加者の合意を取る時に、誰もが反応してくれず、沈黙を意義なしと捉えることがあると思いますが、そんな時には、参加者にしっかりと確認を取ることをおすすめします。

リアルな会議では、沈黙にて意義なしと捉えることはあると思いますが、それは相手の顔が見えて頷きや表情が見て取れるから出来ることです。

Web会議では、カメラがオフになっていたり、画面が小さく表情がわからなかったりするので、しっかりと参加者に聞いて確認すると良いです。

実際にToBuToRiが出席した会議ではファシリテーターが参加者一人一人に確認をしていましたが、とてもスマートなファシリテートでした。

時間がかかるやり方ではありますが、丁寧な会議進行を心がけてみてはいかがでしょうか。

では、また。