打ち合わせをして何か目的を果たしたいと思うがうまくいかないことはありませんか？
それは準備がしっかりなされてないからです。
ToBuToRiも何度となく打ち合わせをセッティングし、そして、セッティングされた打ち合わせに出席してきました。
ToBuToRiの経験上、打ち合わせの前には、
- 打ち合わせのゴールの整理
- 前提知識を揃える資料作成
- 打ち合わせ本題の資料作成
をすると良いです。
それでは、詳しくみていきましょう。
準備が必要な理由
打ち合わせは、何かの目的を持って行われます。
打ち合わせの目的には、何かの情報の共有だったり、何かの合意を得ることだったり、何か意見や考えを得ることがあります。
こう言った目的を達成するためには、相手にそのことをわかってもらい、その場でとって欲しい行動へとスムーズに移行してもらう必要があります。
それは打ち合わせでの場当たり的な行動では難しいです。
そのために、準備が必要になるのです。
打ち合わせのゴールの整理
まず最初に、打ち合わせのゴールの整理を行うことが重要です。
前にも述べたとおり、打ち合わせの目的には、
- 情報共有
- 合意の取得
- ディスカッション（意見や考えの取得）
があります。
その目的に沿った上で、何をしたいのかを整理してください。
そして、会議の参加者にそれが伝わるようにアジェンダに反映したり、冒頭に説明したりすると良いでしょう。
そうすることで、参加者もそれをわかった上で打ち合わせに臨んでくれるようになります。
前提知識を揃える資料作成
次に準備するのは、前提知識を揃える資料です。
打ち合わせの参加者は様々です。
今まで色々と話してきて状況がわかっている人や今回初めて参加して状況がわからない人などがいます。
そう言った場合に話の前提を合わせて打ち合わせをスタートすると、話がスムーズになるのです。
当然、同じような前提を持つ人たちだけで打ち合わせをすることもありますが、そう言った場合にも前回までのおさらいなどをして話を始めるとスムーズになります。
打ち合わせ本題の資料作成
そして最後に、打ち合わせ本題の資料作成です。
打ち合わせなんて、人が集まって話をすれば良いだろうと思うかもしれませんが、話が入り組んでくると空中戦になり、打ち合わせのゴールを達せられなくなります。
そのため、打ち合わせの本題を話すための資料の作成が必要なのです。
文字だけでなく、図などを使うことで、参加者間での齟齬をなくすことが出来たり、その資料に会話の内容を書き込めたりします。
まとめ
打ち合わせをして何か目的を果たしたいと思うがうまくいかない時には、打ち合わせの前にしっかり準備をしてきてください。
準備としては、
- 打ち合わせのゴールの整理
- 前提知識を揃える資料作成
- 打ち合わせ本題の資料作成
をすることをおすすめします。
しっかり準備をする事で、充実した打ち合わせを行ってみてはいかがでしょうか。
では、また。
