仕事をしているとどんどんやることが溜まって、いつの間にかやることすら忘れて、やることの期限が切れてしまうなんてことを繰り返してませんか？
そんな時には、簡単にやれることは、来たらすぐにやってしまうと良いです。
ToBuToRiは、ちょっとした簡単にやれることが来たら、何より先に終わらせてしまい、その後はそのことを一切考えなくて良いようにしています。
そうすることで、大物のやることに集中することが出来るのです。
では、なんで簡単にやれることをさっさとやることが有効なのかみていきましょう。
人間の記憶は有限
仕事をしていると当然メインでやっている作業があると思います。
そう言った中で、会社から言われたり、上司から言われたりなど、ちょっとした簡単な作業が突然舞い込んできます。
しかもそれはたまにではなく、頻繁に。
当然、その作業は終わらなければ、やらなければならないことリストとして溜まっていきます。
そして、大抵の場合、やらなければならないことリストは頭の中にあるのです。
人間が普通何か作業をやる時は短期記憶を使うので、その容量には限りがあり、長く覚えていることは出来ません。
やらなければならないことリストに溜められた簡単な作業は、簡単であることや優先度が高くないことから、記憶の中でも重要な位置を占めません。
そうすると、簡単な作業は時間を経る中で忘れられていくのです。
そして、期日の日が来てやっていないことを怒られることになるのです。
また、やらなければならないことリストに色々と作業が溜まっていると、そのことが頭をよぎり、メインでやっている作業に集中出来ないと言うことも起こります。
なので、簡単にやれる作業は、それが来たらすぐにやってしまって、やらなければならないことリストに載せないようにするのが有効なのです。
大体にして、急に来るそう言った作業は長くても1時間もあれば終わるものです。
だったら、さっさと終わらせてそのことを気にしなくした方がよっぽど効率が良いのです。
簡単な作業が邪魔をする
ToBuToRiも仕事をしていると様々な横槍が入ってきます。
会社からeLearningなど研修を受けろとか。
上司から今月の稼働の予定を入れてくれとか。
チームメンバーから成果物のレビューをしてくれだとか。
営業から顧客の質問に答えてくれだとか。
大抵の作業は来たらその場で打ち返します。
しかし、打ち合わせをしていたり、期限が迫っている仕事をしていたりとか、すぐに打ち返せる状態ばかりではないのが実情です。
ToBuToRiはそんな時には、メールは未読の状態にしたり、チャットも未読のまま内容を確認したりして、後でまた気がつけるようにします。
さらに、そう言ったことが出来ない場合には、ToDoリストに溜めるようにしています。
ToDoリストに書くのを最後にするのはそれを書くのに時間がかかるので、書かなくて良いものは他の手段で残すようにしています。
このようにして、出来る限りやらなければならないことを覚えておかなくて良いようにしています。
まとめ
仕事をしているとどんどんやることが溜まって、いつの間にかやることすら忘れて、やることの期限が切れてしまう人は、まず、簡単な作業は来たらすぐにやるようにしてみてください。
やらずに溜まった作業はやらなければならないことリストに溜まり、そのままやられずに忘れ去られてしまいます。
そうならないように、リストに書かずにさっさと終わらせてください。
そうすることで、やらなければならないことリストを覚えておくことも少なくなりメインの作業に集中出来る効果もあります。
ToBuToRiの場合は、それに加えて、メールやチャットに未読でやることを残したり、ToDoリストに書くことで、やらなければならないことリストに作業を書かないようにしています。
これからは作業を溜め込まずに仕事をこなせるといいですね。
では、また。
