打ち合わせでメインスピーカーになった時、緊張や不安はありませんか？
仕事をしていると何かしらの打ち合わせをしなければならないケースがあると思います。
仲間内の打ち合わせなら良いかもしれませんが、打ち合わせにおいて何かしらの事柄を相手から引き出したい時、緊張や不安を抱きながら、話をした経験はありませんか？
そんな時には一つのことを意識するだけで、その緊張や不安は緩和されるかもしれません。
ToBuToRi自身はあまり打ち合わせで緊張や不安を覚えることはないのですが、打ち合わせに臨もうしている仕事仲間の打ち合わせで果たしたい目的を整理してあげると、緊張や不安がなくなったと感謝されたことがありました。
そうです。
打ち合わせで果たしたい目的を整理するだけで、打ち合わせに対する緊張や不安は和らぐのです。
それでは、どう言ったことなのか考えていきましょう。
イメージできないものは恐ろしい
打ち合わせだけでなく、イメージできない得体の知れないものは恐ろしいですよね。
そう言ったものに対峙する時は緊張したり不安になったりするものです。
そう、打ち合わせに対して緊張や不安を感じると言うのは、打ち合わせに対するイメージができていないと言うことになるのです。
打ち合わせに対するイメージとはどう言うことでしょうか。
その一つは、打ち合わせで果たしたい目的に対する理解度です。
打ち合わせで果たしたい目的がはっきり理解できていると言うことは、少なくとも自分が話さなければいけないことおよび相手から引き出したい答えが鮮明であるということです。
ということで、打ち合わせで果たしたい目的を整理すると打ち合わせのイメージが湧き、緊張や不安がなくなるのです。
実はやりたいことはシンプル
とあるプロジェクトで、エンドユーザーからの要望詳細を確認する打ち合わせがありました。
ToBuToRiたちは、あるプロジェクトオーナーからの依頼でエンドユーザーから要望されるシステムを実現する立場です。
事前にプロジェクトオーナーにエンドユーザーから一次ヒアリングした内容を伝えたところ、一部要望に関しては新しくシステム化する必要なさそうなので、エンドユーザーと話して他の要望を取り込むことを検討してくれとのコメントをもらっていました。
そこで担当者はプロジェクトオーナーからのコメントを意識して打ち合わせに臨もうと準備をしていたのですが、どことなく不安そうです。
話を聞いてみるとエンドユーザーとうまく話ができなかった時のために、打ち合わせに同席してほしいとのこと。
同席をするのは簡単なのですが、何を持って不安がっているのかわからないと、打ち合わせ時にフォローできません。
そこでToBuToRiが打ち合わせで果たしたい目的を確認したところ、担当者はその点をうまく説明できませんでした。
そうなのです。
どのような方向に打ち合わせを持って行きたいかがボヤけていたため、不安だったのです。
一緒に打ち合わせの目的を整理したところ、プロジェクトオーナーは意味ない要望は取り入れずに他の要望をどうしてもやれと言うことは言っておらず、単純にエンドユーザーの要望の詳細を確認して、必要なシステムを作ってくれと言うことを要望していると言うこともわかったのです。
担当者は、打ち合わせの目的を整理したことで、緊張や不安なく打ち合わせをすることができました。
まとめ
打ち合わせに対して緊張や不安を持つというのは、その打ち合わせで果たしたい目的が整理できていないことが原因の一つです。
もし打ち合わせに緊張や不安を持ったり、そう言った人がいたら、打ち合わせの目的を整理してみてください。
おそらく、その緊張や不安はなくなると思います。
次の打ち合わせは楽しんで臨めると良いですね。
では、また。
