打ち合わせをしようとなり、ただ集まっただけでダラダラと過ごしてしまうことはありませんか？
それは打ち合わせに対してしっかり準備をしていないからです。
ToBuToRiも準備がしっかりされていない打ち合わせによく出くわします。
そんな打ち合わせでは、何人も人を集めているにも関わらず、進め方などその場で話さなくて良いことに時間を費やし、本題はほとんど議論されないなんてこともあります。
逆に、打ち合わせに向けて議論する内容や必要なものなどを事前に準備することで、スムーズに打ち合わせが進み、求めていた成果を得ることが出来ます。
それではみていきましょう。
準備をして臨む
打ち合わせには準備をして臨みましょう。
そうすれば、短い打ち合わせであったとしても充実した時間になるはずです。
では、どんな準備をすればいいのでしょうか。
打ち合わせに向けては、
- 打ち合わせの目的を決める
- 議論の叩きを作る
- 自分としては望む結果を想定する
と言ったことを準備すると良いでしょう。
まず、目的を決めることで、どのようなことを議論することになるかをイメージします。
次に、その議論が加速するような叩きを作ることで議論の対象をより深く理解します。
そして、その議論の結果、どのような結果を引き出したいかを考えます。
打ち合わせを主催するということは、何か成したいことがあるはずなので、最後の結果を想定するのはとても大事な行為です。
こう言ったことを準備することで、打ち合わせの流れを掌握し、打ち合わせをスムーズに進めることが出来るようになるのです。
何をするかよくわからない打ち合わせ
逆に準備をして臨まない打ち合わせはどのようになるでしょうか。
取り敢えず人が集められます。
最終的に何を決めたいかもわからずに、話が始まります。
流石に最初は前提知識を合わせるための前置きから始まるでしょう。
次に、話が始まったは良いですが、どのように議論したら良いかがわからないので、まずは議論の方法などが話し合われます。
ちゃんとそう言ったやり方についてきてくれる人がいれば話は進みますが、そうでなければこの時点で参加者はみなキョトンとしてしまいます。
そんなこんなでキョトンとしている人もいながらダラダラと議論の方法を話しているうちに時間が経ち、本来議論したい内容は深まらず、タイムアップです。
このように、準備をせずに打ち合わせを始めると、打ち合わせの最初は準備でやるべきだった内容の検討に充てられ、一部の参加者を除いては手持ち無沙汰となり、集まった意味すらもよくわからなくなっていくのです。
まとめ
打ち合わせをしたけれどダラダラしてしまい、思っていた結果が得られないなんてことがあると思います。
それは打ち合わせに対する準備が足りないからです。
その準備には、
- 打ち合わせの目的を決める
- 議論の叩きを作る
- 自分としては望む結果を想定する
と言ったことがあります。
もし準備をしないで打ち合わせに臨むと、打ち合わせの中で準備でやろうとしていたことをやることになり、大抵の参加者はキョトンとしてしまい、ダラダラと時間を過ごすことになるのです。
皆さんも打ち合わせを主催する時にはしっかりと準備して臨んでみてはいかがでしょうか。
では、また。
