Web会議のファシリテーションがやりにくいと言ったことはありませんか？
それはオフラインの会話と違って相槌がなくなったことによるものかもしれません。
飲み会の席などを思い浮かべてください。
しゃべっている途中で相手が同意を示してくれたりする相槌を入れてくれることによって喋っている内容に自信が出てどんどん喋ってしまうことはありませんか？
仕事の席ではないので極端な例かもしれませんが、リアルな打ち合わせでも同じようなことは起こっています。
しかし、Web会議になるとそれがなくなるのです。
では、実際Web会議の場を思い浮かべながら見ていきましょう。
お葬式のような会議
Web会議に限らず打ち合わせをする時にはファシリテーターがいて、その人が会話を進めていきます。
あなたがファシリテーションするWeb会議は、
「それでは〇〇の会議を始めていこうと思います。進行役の〇〇です。どうぞよろしくお願いします。」
シーン（沈黙）
「では初めの議題ですが、〇〇となっております。何か問題のある方はいらっしゃいますか？」
シーン（沈黙）
「問題がないようなので、次の話に移ります。」
と言った感じになってやりにくさを感じていませんか？
それは喋った後にある沈黙により、そのまめ進めて良いのかも分からず、自信のないまま会議が進行することに問題があるのだと思います。
相槌の重要性
それでは、自信を持ってファシリテーションするにはどうしたら良いでしょう？
それは会議の参加者に相槌をしてもらうことです。
Web会議でファシリテーションをしているあなたは、リアルな会議の場でもファシリテーションすることがあるでしょう。
そんなリアルな会議ではファシリテーションがやりにくいと感じたことはないのではないでしょうか？
それは、リアルな会議だと、相槌で同意などが伝えられたり、なかったとしても頷きなどがあるからです。
参加者の同意を確認しながら進めることにより、自信を持ってファシリテーションをしていたのです。
Web会議ではなぜ相槌がないのか
では、なぜWeb会議では相槌を打たなくなってしまうのでしょうか？
それはWeb会議のミュート機能にあります。
Web会議では自分が発言しないときにはミュートにしている参加者が多いと思います。
それは生活音などが入ったり、キーボードの音が入ったりしないように配慮していることによるものだと思います。
しかし、それが故に常時ミュートになり、いざという時の相槌を妨げているのです。
どのように解決するか
今まで見てきたように、会議には相槌が必要ですが、Web会議ではそれが実行しにくい環境にあります。
そんなWeb会議で相槌を実現する方法には、
- 事前に相槌役を用意する
- ミュート解除のショートカットキーを参加者にアナウンスして反応を促す
と言ったものがあるかと思います。
相槌役はあくまでも決まった流れに反応する形になるので、自由な発言が多い会議の場合は、ショートカットキーをアナウンスするやり方が良いでしょう。
有名なWeb会議ツールだと、
で、ミュートが解除できます。
まとめ
Web会議のファシリテーションをやりやすくする鍵は、相槌にあります。
しかし、Web会議ツールにはミュートという機能があることで、相槌を阻害します。
解決策としては、
- 事前に相槌役を用意する
- ミュート解除のショートカットキーを参加者にアナウンスして反応を促す
と言ったものが考えられます。
その中でもおすすめなのはショートカットキーをアナウンスする方法です。
次のWeb会議にこの手法を取り入れてみては如何でしょうか。
では、また。
