目的が達せられたのかよくわからない、なんだかモヤモヤする会議に出席したことはありませんか？
それは会議の目的がしっかり設定されないまま、人だけが集められていることに原因があります。
目的がしっかり設定されていない会議は、参加者も何をして良いかわからずに議論などが深まらず、後味の悪いものになります。
ToBuToRiの経験では、誰かに指示されて開催される会議でそうなる傾向が強いと思います。
では細かくみていきましょう。
目的がないとダラけるワケ
目的がない会議がダラダラするのはなぜでしょう？
それは参加者自身が何をして良いか分からなくなるからです。
会議に参加する人は何を話題にしている会議かは把握しているでしょう。
しかし、会議としての目的がないと、何を話し合って良いのかわからず、何かを発言しようとはしません。
主催者はなんとかをしようとして、取り敢えず何かを話し出しますが、参加者はそれが何のために話されているのかが分かりません。
そうすると、さらに黙り込んでしまいます。
気が利いた参加者はそんな会議を見かねて何かを発言しますが、目的がないまま会話のキャッチボールをするので、正しい議論をしているのかもわからずにただ会話をすることになります。
このように、会議に目的を設定しないと何をやっているのかわからない会議になるのです。
人任せな会議
ToBuToRiの経験上、人任せな会議では会議の目的がしっかり設定されない傾向が強いと思います。
人任せな会議とは、会議をやりたい人と主催している人が別人のケースで、会議をやりたい人が誰かに会議を開くように指示しているような時のことを指します。
このような人任せな会議では、人を集めろと指示した人は目的を持っているはずですが、人集めから会議のファシリテーションまでを他の人にお願いしてるので、自分で目的を伝えて行くなんてことはしません。
また、会議の主催者は、人を集めろとの指示で持って会議を開催するので、目的なんて持っていません。
良い主催者ならば、ここで会議の目的などをしっかり確認するのですが、大抵のただ言われたことだけをやるような人は、ただ人だけを集めます。
そうすると、誰も会議に目的を設定することをしなくなります。
まとめ
目的が設定されていない会議は、実施しても議論は深まらず、後味の悪いものとなります。
それは、参加者が目的を把握していないために、何を話で良いのかわからず、黙り込んでしまうことにあります。
ToBuToRiの経験上、そう言った目的が設定されない会議は、誰かに指示されて開催される会議に多くあると思います。
このような目的の設定されない会議は、何も生み出さず無駄な会議になる可能性が高いです。
毎日仕事は忙しいと思います。
少しでも無駄な時間を過ごさないためにも、会議では目的をしっかり設定して参加者に伝えたいものです。
では、また。
