ToBuToRiはシステムエンジニアなのですが、プリセールスということで、営業活動の一部を行うことがあります。
コロナ禍になり、会議のほとんどがWeb会議になり、今までのリアルな会議とは違う中でプレゼンを行うことが多くなりました。
そんなリアルとはひと味違うWeb会議のプレゼンのコツを３つ紹介します。
Web会議プレゼンのコツ3選
Web会議でプレゼンを行う時、ポイントとなるのはリアルに近づけることとリアルを忘れることです。
そんなポイントを実践するコツは下記です。
- クリアデスクトップ
- デュアルマシン
- まず伝え切る
それでは、各コツの詳細を見ていきましょう。
クリアデスクトップ
まず最初のコツはWeb会議でプレゼンする時は、デスクトップを必要な資料だけにして、全画面共有すると言うものです。
Web会議はその特性上、移動などなく会議に入れるので、他の作業をしたまま打ち合わせに臨む人も多いのではないでしょうか？
そう言った時にWeb会議で画面共有する場合、アプリや画面を指定して共有して、デスクトップの全てが見えないようにすると思います。
PowerPoint一つでプレゼンをする場合は良いのですが、多くの場合、資料が複数あったりExcelと言った他のアプリを映したりもするでしょう。
そう言った時、前述のやり方だと資料を変えるたびに画面共有を切り替えなければならず、プレゼンの流れを妨げがちです。
一方で、デスクトップ全てを共有すると、メーラやチャットが起動している場合、通知が頻繁に出たりして、話に集中できないばかりか、機密情報が漏れるようなことにも繋がってしまいます。
ということで、デスクトップには必要な資料だけ出して全画面共有することをオススメします。
実際にリアルでプレゼンをしていた時は、デスクトップは必要な資料しか置いてなかったですよね。
デュアルマシン
次のコツは、パソコンを二つ用意して１台を資料投影ようにすると言うものです。
Web会議の特性上、自分の見ているデスクトップと相手の画面には時間差が生じます。また、自分の画面を共有すると相手の顔が見にくくなることもあります。
そこで、パソコンを２台用意して、１台を画面共有用にして、もう１台を見ながらプレゼンを行います。
そうするとプレゼンをしながら見る画面は、別の１台から画面が共有された形になり、他の参加者と近しい環境となります。
そうすると、時間差などを考慮しながら話をすることができて、プレゼンがスムーズになります。
また、画面共有しない方を見ることで、参加者の顔を見ながら話をすることも可能になります。
パソコンを２台用意するのは、費用がかかる話なので、少しハードルが高くなりますが、この方法で、リアルな環境に近づけてプレゼンをスムーズに進めることができます。
まず伝え切る
そして最後のコツは、相手の反応を気にする前にまずは伝える予定の内容を伝え切ると言うものです。
Web会議の場は、リアルのプレゼンの場と圧倒的に違うものがあります。
それは相手が見えない、見えにくい、と言うことです。
Web会議では、相手はカメラがオンになっている場合でも、胸より上しか映らず、映る画像は小さく、その詳細を捉えることは難しいです。（さらに、カメラがオフになっていることすらあります。）
さらに、会議室の場の空気感みたいなものを感じ取るのは、ほぼ不可能と言っていいでしょう。
そんなリアルとは違う環境の中で、普段と同じに相手の反応を見ながらプレゼンを行うことは不可能に違いと考えます。
いつもと違う中で不安を感じながらプレゼンをしていると当然相手にもその思いは伝わってしまいます。
なので、Web会議でのプレゼンでは、まず自分が伝える予定の内容を伝え切ることに集中して伝え切ると言うことです。
伝え切った上で、質疑などで相手の反応を見ながら、不足分を埋めていくのが良いでしょう。
まとめ
今回は、ToBuToRiが実際に行うWeb会議のプレゼン時の３つのコツを紹介しました。
Web会議のプレゼンという場で、画面共有用のパソコンで必要な資料だけを全画面共有し、２台目を見ながらプレゼンする事でリアルな場に近づけ、リアルな場を忘れて、伝える予定の内容を伝え切ります。
パソコンを２台用意するのは費用がかかってしまいますが、効果は高いです。
皆さんもWeb会議でプレゼンを行う際には参考にしてみてください。
では、また。
